Com escriure un bon correu electrònic
Aquests dies que haurem de comunicar-nos en moltes ocasions per escrit, és important conèixer la manera d'escriure un bon e-mail, per tal que el nostre receptor rebi perfectament el missatge.
El correu electrònic és el mitjà de comunicació més habitual en els negocis i en les relacions comunicatives escrites serioses. Encara que n’enviem i en rebem molts, i que ens interessi la immediatesa, hem de tenir cura dels nostres textos, que són la nostra carta de presentació davant dels altres, i formen part de la imatge externa que projectem.
Per aquesta raó et donem alguns consells sobre com escriure un bon correu electrònic de manera professional:
Assumpte
Cal posar especial atenció a l’hora d’escriure l’assumpte, perquè és el que fa que el receptor llegeixi el teu missatge o el deixi a la safata d’entrada sense obrir. També s’ha de tenir en compte que servirà per seguir el fil de la conversa en intercanvis de missatges posteriors, i per tant ha de facilitar la cerca i l’organització dels correus.
No s’ha d’enviar mai un missatge sense assumpte.
- S’ha d’escriure una frase clara, que descrigui el contingut del missatge.
- Vigila amb la quantitat de paraules:
Una o dues paraules sol ser massa poc perquè el destinatari es faci una idea del contingut: Certificat d’eficiència energètica edifici TR14 és millor que Certificat.
- Ha de contenir paraules clau.
- No escriguis tot el text majúscules ni utilitzis signes d’exclamació, són propis de l’spam.
Salutació
- Després de la salutació s’escriu sempre una coma.
- Tria fórmules adequades al teu receptor, depenent del grau de confiança i formalitat de la relació.
Cos
- Evita escriure missatges excessivament llargs.
Algunes persones reben moltíssims missatges cada dia, i sovint els obren mentre estan ocupades.
Per la raó que acabem de dir sobre la simplicitat, convé fixar només un propòsit per a cada missatge: informar, demanar, consultar…
Un cop tinguis clar el teu objectiu (per exemple, informar), comença a escriure la informació de la manera més breu possible, i evita escriure dades irrellevants o que no estiguin directament relacionades amb el teu objectiu.
- Ordena la informació de més important a menys.
- Utilitza la numeració i les llistes de vinyetes per organitzar la informació i fer-la més fàcil de llegir.
- No escriguis paraules en majúscules. Si vols ressaltar alguna idea, pots fer servir negreta o cursiva.
- Sigues natural a l’hora d’escriure.
A vegades, buscar frases “que sonin bé” fan que acabem escrivint d’una manera massa recarregada i artificial. Imagina’t que tens l’altra persona al davant i li vols explicar el que estàs pensant: la manera d’escriure no hauria de ser gaire diferent de la manera de parlar-hi.
- Separa els paràgrafs amb una línia en blanc enmig. No costa gens prémer l’Enter dues vegades, i facilita molt la lectura.
- Tingues cura de l’ortografia.
És cert que el contingut d’un missatge es pot arribar a comprendre igualment encara que tingui alguna falta d’ortografia, però el que està clar és que sí que repercuteix molt negativament en la teva imatge i la teva professionalitat.
Acomiadament
- Triem la fórmula de comiat d’acord amb el to de la salutació i el grau de formalitat del conjunt del text. De més a menys formalitat, aquestes són algunes fórmules possibles:
Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament.
Atentament,
Ben atentament,
Cordialment,
Una salutació cordial,
T’agraeixo per endavant el teu interès i et saludo cordialment.
- Després de la fórmula de comiat hi posem una coma, llevat que sigui una frase amb verb (com el primer i l’últim exemple dels anteriors), en què hi posem un punt.
Signatura
- La signatura (el nom, o el nom i el cognom, segons el grau de formalitat) s’escriu en una línia a part, sense punt final.
- En cas que hàgim programat una signatura automàtica al peu de cada missatge, no és necessari tornar a escriure el nostre nom al final del text.
ALTRES CONSIDERACIONS
- Si dius que adjuntes un arxiu, assegura’t d’haver-lo adjuntat. Sembla obvi, però a qui no li ha passat que se l’ha deixat i l’ha hagut d’enviar després en un altre missatge?
- Rellegeix sempre el missatge abans d’enviar-lo.
- Si ja has enviat el missatge i, pel que sigui, no vols que arribi al seu destinatari, pots desfer l’enviament (des del correu de Google). Has d’anar a Configuració > general > desfer l’enviament. Això sí, s’ha de fer de pressa i sense haver sortit de la pàgina. A partir d’aquest moment, cada vegada que enviïs un missatge t’apareixerà aquesta opció directament a la pantalla. a imatge externa que projectem.
INFORMACIÓ ADAPTADA DE “EL CORRECTOR”
